Hvad er onboarding og hvorfor er det så vigtigt?

Onboarding 101

Som arbejdsplads bruger I mange ressourcer i jagten på at finde den rette medarbejder. Der skal skrives stillingsopslag, læses ansøgninger, afholdes samtaler, udarbejdes kontrakt, bestilles udstyr og så videre. Det er dyrt. Både i tid, penge og menneskelige ressourcer. Derfor er det også vigtigt, at det betaler sig – både hurtigt og i et længere perspektiv. Her kommer onboarding ind i billedet.

Når kontrakten er underskrevet, skifter fokus til at få den nye medarbejder godt integreret og i gang med opgaveløsningen. Onboarding handler derfor helt overordnet om alt det, I gør for at få den nye medarbejder godt socialt, kulturelt og fagligt integreret i sin nye stilling. Det er jeres mulighed for at hjælpe den nye med hurtigt at falde til og blive produktiv. Det kan gøres ved fx at udarbejde programmer, politikker og vise, hvordan tingene gøres hos jer. Onboarding er altså jeres ’værktøj’ til at forme jeres nye medarbejdere.

Hvorfor er onboarding så vigtigt?

... fordi det simpelthen er for dyrt at lade være. Både for jer og for den nyansatte. 

 Undersøgelser viser, at: 

• 60% oplever, at jobbet ikke lever op til forventningerne. De oplever også, at forventningsforskellene er ødelæggende for forholdet til arbejdspladsen 

• 25% har forladt deres stilling igen, inden det første år er gået 

• Det er dyrt at ansætte nye. Omkostningerne estimeres faktisk til at løbe helt op i 75-200% af den nyansattes årsløn.  

Her kan god onboarding netop være et arbejdsværktøj til at forkorte tiden inden fuld nye medarbejdere performer godt samt øge medarbejderengagementet og jobtilfredsheden, som bliver væsentligt for den fremtidige fastholdelse.  

Onboarding kan hjælpe den nye til hurtigt at komme i gang med opgaver 

•  Det er vigtigt, så I får det størst mulige udbytte af jeres investering, inden vedkommende skifter job igen. For sådan som arbejdsmarkedet ser ud i øjeblikket, er det bare lettere at skifte jobbet ud, hvis du har en god medarbejder, der ikke oplever at få opfyldt sit behov.

Onboarding kan hjælpe den nye med at falde til og se meningen med sit nye arbejde

• Jo bedre I er til at sørge for, at den nye medarbejder er glad for at være ved jer, desto større sandsynlighed er der for, at vedkommende bliver motiveret for jobbet og har lyst til at blive på længere sigt. En oplevelse af at høre til, gøre en forskel og på sigt have mulighed for at udvikle sine kompetencer er afgørende for den nyansattes fortælling om eget arbejdsliv og dermed også fastholdelsen.

Onboarding kan hjælpe den nye med at forstå, hvilke normer og værdier der værdsættes hos jer

• Jo tydeligere I er omkring jeres mission, mål, normer og værdier, desto lettere er det for den nyansatte at identificere sig med dem og begynde at efterleve dem. Det sparer både jer og den nyansatte tid. Det mindsker også risikoen for, at den nyansatte må få denne viden på egen hånd og potentielt gennem dårlige ’learning by doing’ oplevelser.  

Onboarding i praksis – hvordan? 

Når du skal i gang med at planlægge onboarding af en ny medarbejder, findes der et hav af tjeklister på internettet. Tjeklisterne er gode, men det kan være en god idé at overveje, hvilket formål de forskellige aktiviteter på tjeklisten har. På den måde har I overblik over, om I får tænkt hele vejen rundt, når I skal have den nyansatte til at falde godt til.  

Her kan I fx overveje, om jeres onboardingaktiviteter er godt repræsenteret indenfor følgende kategorier: Information, velkomst og guide. 

• Informationsaktiviteterne er mundtlige, skriftlige eller symbolske formidlinger, som skal hjælpe den nyansatte til at forstå, hvordan de klarer sig godt i jobbet. Formålet er at dække den nyansattes informative behov og hjælper også med at reducere noget af den usikkerhed, man har som nyansat. Det kan fx være en brochure, håndbog, 1:1 samtale, signalet ved at arbejdsstationen er klargjort, introprogram og sidemandsoplæring.

• Velkomstaktiviteterne har til formål at anerkende og hylde den nyansattes ankomst, så vedkommende føler sig værdsat, ventet og velkommen. Formålet er at dække den nyansattes emotionelle behov og give mulighed for at opbygge sociale relationer. Det kan fx være velkomstmorgenmad, hilse-på-møder og fyraftensøl.

• Guideaktiviteterne har til formål at hjælpe den nyansatte i praksis. Det er fx velkomstkoordinatorer, onboardingansvarlige, buddies og mentorer. Altså personer der hjælper den nyansatte fra ’outsider’ til ’insider’. Fx ved at give den nyansatte let adgang til forskellige ressourcer, forståelse af regler, normer samt værdier og desuden hjælpe med at opbygge relationer til andre.  

Ofte i en travlt hverdag hænder det, at vi som arbejdsplads ikke får tænkt over, at hver medarbejder er sin egen, og det derfor er vigtigt at huske den mere følelsesmæssige proces, når en nye medarbejder skal falde til. Derfor anbefaler vi altid at se det som to delprocesser, der skal tænkes sammen: 

- hvad I har af behov og hvad gør I for, at den nyansatte skal falde til 

- hvad den nyansatte har af følelser, behov og oplevelser i processen 

Hvordan ved du, om I har fået tilrettelagt en god onboarding?   

Det kan en god evaluering give jer svaret på. Hvis I ikke måler på jeres onboarding, hvordan skal I ellers vurdere, om alt det arbejde I lægger i rekruttering og onboarding betaler sig?

Ved at måle på nyansattes oplevelser af onboardingforløbet får I et dataunderstøttet afsæt for jeres dialoger. Det giver jer mulighed for at vurdere, hvor I er rigtig gode og hvor I kan overveje at gøre noget anderledes – og så har I endda mulighed for at rette til, inden det er for sent. Hvis du har brug for yderligere inspiration til evaluering af onboarding, kan du læse mere her.

5 konkrete idéer til god onboarding, der virker 

Også her er der et hav af anbefalinger. Derfor vil vi her i stedet lægge fokus på nogle oversete men stadig meget relevante pointer i udviklingen af onboardingforløb.  

• Vær tydelig omkring alle jeres planlagte velkomstaktiviteter, fx via et introprogram. Forskning viser nemlig, at planlagte velkomstaktiviteter har en større virkning på nyansatte end tilfældigt arrangerede.  

• Stil udstyr op, test at det virker og hav fx blomster klar til den nyansattes første dag 

• Tænk i symboler. Forskning viser, at symboler er stærke kulturfacilitatorer og gode til at øge tilknytningen. Fx er blomster et signal til den nyansatte om, at vedkommende er ventet og velkommen.  

• Sørg for at den nyansatte får en buddyordning, og buddyen har fået afsat tid til rollen. En buddyordning vil skabe tryghed for den nye medarbejder og vil både være en god social og faglig indgang til organisationen.

• Mål dine nyansattes oplevelser af onboardingen – ellers ved du ikke, om den virker efter hensigten. Måske kan du endda højne motivationen hos den nyansatte - signalværdien er hvert fald ikke til at tage fejl af – de nyansatte elsker det!